Bir önceki bölümümüzde GFI Mail Archiver’ın kurulumunu ayrıntılışekilde gördük.Aynızamanda konfigurasyon için browser üzerinden GFI’ye bağlandık ve bir adet store yarattık.Burada dikkat etmemiz gereken konu arşivleme senaryomuz nasıl olacak.Yani biz şirket olarak maillerimizi her 6 ayda bir farklıstorelara arşivlemek istiyoruz.Yani ilk ay için bir store’a ikinci altıay için ikinci oluşturduğumuz store’a kayıt yapmak isteyebiliriz.Yada daha farklıolarak her ay farklıstorelara kayıt yapabiliriz.
Ä°şte bu durumda tüm bu işlemleri otomatiğe bağlayabiliriz.Yapmamız gereken store larıoluşturmak ve GFI’ye arşivleme işlemini hangi store ne zaman yapacağınıbelirtmek.Örnek olarak biz iki tane farklıstore’a 2 ay olarak arşivleme yapacağımızıdüşünelim.Bunun için ilk bölümde oluşturduğumuz mayıs2007 store un yanına birde haziran2007 store u oluştururuz..
Archive Store Management bölümünden Add Archive Store diyerek store ekleme sihirbazımızıçalıştırırız.
Store umuz için bir isim giriyoruz.Ben aylık bir düzenleme yapacağım için haziran2007 ismini girdim.Diğer adımlar bir önceki bölümde store eklerken geçtiğimiz adımlarla aynı.
Store umuzu ekledikten sonra artık management sayfamızda iki adet store gözükmektedir.şimdi yapacağımız işlem ise hangi periyotlarla bu storelar arasıgeçişin yapılacağınıbelirtmek.
Bunun için Swap Archive Store Every kısmından 1 month’u seçiyorum.
Bu ayarıyaptıktan sonra işleyiş şu şekilde olacaktır.Belirttiğimiz başlangıç tarihinden itibaren GFI arşivlemeye başlayacaktır.Ä°lk önce üstteki dosyaya yazacak ardından schedule’da belirttiğimiz değer olan aylık süre geçince diğer bölüme geçecektir.
Eğer bu bölümlerden birisi ulaşılamaz durumdaysa general settingste belirttiğimiz mail adresine uyarısınıyapıp bir sonraki store’a atlayacaktır.
Mavi oklarıkullanarak storeların sırasınıyani önceliğini değiştirebiliriz.
Mail Servers to Archive kısmında arşivlenecek maillerin kaynağınıbelirtiriz.Bu, ya şu an üzerinde çalıştığımız makinedeki local exchange serverdır yada uzak bir exchange server/mail serverdır.
Biz GFI’yi exchange bulunan makinamıza kurduğumuz için local seçeneğini seçerek devam ederiz.
Seçimi yaptıktan sonra karşımıza seçim yaptığımız exchange sunucu üzerindeki journal mailboxlar otomatik olarak listelenir.Hatırlayacağımız gibi birinci bölümün başında Active Directory üzerinde bir kullanıcıaçıp exchange üzerinde de bu kullanıcıyıjournal olarak seçmiştik.Bu kullanıcının adıgezici idi.Bu ekranda karşımıza mailboxumuz çıkar.
Journal mailboxa bağlanmak için gerekli provider seçimini yaparız.Ä°stersek IMAP kullanarak da bağlantıgerçekleştirebiliriz.
Girdiğimiz ayarların bir özeti bize sunuluyor.Eğer değiştirmek istediğimiz birşey yoksa finish diyerek konfigurasyonu tamamlarız.
Maillerin nereden alınacağınıda kararlaştırdıktan sonra spesifik konfigurasyonlarıda yapabiliriz.Search index management kısmında kullanıcıların maillerini ararken daha rahat ulaşabilmeleri için indexleme hakkında ayarlarıgerçekleştirebiliriz.Yeni arşivlenen maillerin ne kadar sıklıkla indexlemeye alınacağınıseçeriz.Ä°stersek bu ekleme hemen olur,istersek gün içinde belli periyotlarla ,istersek de günün herhangi bir saatinde.
Bir diğer ayar retention policy wizarddır.Bu kısımda policyler oluşturarak kurallar ekleyebiliriz.
Policy için bir isim belirleriz.
Mailin konu bölümünde belirtilecek özel kelimelere göre policynin uygulanmasınısağlayabiliriz.Örneğin
cv
bilgi
is basvurusu
konulu mailler bu policyden etkilenecektir.
Mesajın body kısmıiçin filtreleme girebiliriz.
Bu ekranda gönderen bazlıkısıtlama yapabiliriz.Eğer mail ,eklediğimiz kullanıcılar tarafından gönderilmişse policy uygulanacaktır.
Maili alan kişi bazlıkısıtlama yapabiliriz.Eğer mail seçtiğimiz kullanıcıya gelmişse policy uygulanacaktır.
Son ekranımızda ise yukarıda oluşturduğumuz filtreye göre bu policy ile eşleşen maillere ne yapılacağınıbelirtiriz.
Yani senaryomuz şu şekilde olabilir.Ben insan kaynaklarından ayşe ismindeki kullanıcıya gelen,konusu cv yada is basvurusu olan maillerin arşivlendikten sonra 30 gün içinde yada hemen silinmesini istiyorum.
Ä°şte bu durumda yukarıda belirttiğimiz kıstaslarıkullanarak istediğimiz şeyi rahatlıkla gerçekleştirebiliriz.
Temel anlamda GFI Mail Archiver ürünü ile şirketimizde nasıl mail arşivleme yapabileceğimizi gördük.Özellikle Exchange ile tümleşik çalıştığıiçin sistemimize entegre olmasıoldukça kolaylaşan GFI ile arşiv sorunumuza kalıcıbir çözüm getirebiliriz.
Powered by MightyAdsense
